Rukovalac i kontakt
Rukovalac podacima o ličnosti opisanim u ovoj Politici je VMTech DOO Beograd, matični broj 22069152, PIB 114779614, Topalovićeva 4, 11050 Beograd (Zvezdara), Republika Srbija („VMTech”, „mi”). Za pitanja, zahteve i ostvarivanje prava možete se obratiti na support@richananas.rs ili poštom na adresu sedišta.
VMTech nema posebno imenovano lice za zaštitu podataka o ličnosti jer, prema sadašnjem obimu i prirodi obrade, takvo imenovanje nije obavezno. Zahteve obrađuje ovlašćeno odgovorno lice VMTech-a. Ako se obaveza ili odluka o imenovanju promijeni, kontakt podaci imenovanog lica biće objavljeni u ovoj Politici i dostavljeni nadležnom organu kada je potrebno.
Obim Politike i uloge u obradi
Ova Politika se odnosi na javni sajt RichAnanas, registraciju, Studio, API, dodatke, integracije, kontakt i podršku. Za podatke korisnika naloga, poslovnih kontakata, posetilaca, obračuna, sigurnosti i komunikacije VMTech određuje svrhe i sredstva obrade i nastupa kao rukovalac.
Za lične podatke koje poslovni klijent unese, uveze ili sinhronizuje u okviru svojih kataloga, narudžbina i prodajnih operacija, klijent po pravilu određuje svrhu obrade i nastupa kao rukovalac, dok je VMTech obrađivač. Klijent je dužan da svojim kupcima, zaposlenima i drugim licima pruži potrebno obavještenje i obezbedi pravni osnov. Uvjeti korištenja sadrže ugovorne obaveze VMTech-a kao obrađivača.
Kategorije podataka
U zavisnosti od načina korištenja možemo obrađivati:
- identifikacione i kontakt podatke korisnika: ime, poslovni email, jezik, status potvrde emaila i podatke za prijavu;
- podatke organizacije: poslovno ime, PIB, matični broj, adresa, telefon, poslovni email, članstvo, uloge i ovlašćenja;
- obračunske podatke: paket, period, iznos, valuta, status računa, datum dospeća i plaćanja, podatke za eFaktura tok i poslovnu korespondenciju;
- operativne podatke klijenta: proizvodi, SKU/EAN, opisi, atributi, slike, video, cene, zalihe, skladišta, popusti, rich content, importi, exporti i statusi sinhronizacije;
- podatke narudžbina koje klijent preuzima iz povezane prodavnice: identifikator narudžbine, artikli, status, ime i kontakt primaoca, adresa isporuke, podaci pošiljke i etikete, kada su dostupni kroz integraciju;
- sadržaj koji korisnik dobrovoljno pošalje kroz AI funkciju, podršku, kontakt formu ili povratnu informaciju;
- tehničke i sigurnosne podatke: IP adresa, user-agent, sesija, vrijeme pristupa, događaji autentifikacije, audit trag, API i integracioni događaji, greške, identifikatori uređaja i postavke jezika ili teme;
- integracione podatke i tajne u zaštićenom obliku, kao što su tokeni, ključevi i identifikatori povezanih prodavnica.
Izvori podataka
Podatke dobijamo neposredno od korisnika i organizacije, od vlasnika ili administratora koji poziva člana tima, iz povezanih marketplace i WooCommerce prodavnica po zahtevu klijenta, iz uvezenih fajlova, iz interakcije sa Uslugom i iz tehničkih sistema koji štite i beleže rad Usluge.
Kada podatke ne dobijamo neposredno od lica na koje se odnose, na primer podatke primaoca narudžbine iz prodavnice klijenta, klijent je odgovoran da ima pravni osnov i pruži odgovarajuće informacije tom licu. VMTech obrađuje te podatke prema uputstvima klijenta i ne koristi ih za sopstveni direktni marketing.
Svrhe i pravni osnovi
Podatke obrađujemo radi: registracije i autentifikacije; zaključenja i izvršenja ugovora; upravljanja timom, paketima i naplatom; pružanja funkcija kataloga, medija, narudžbina, integracija, importa, exporta i podrške; izvršenja radnje koju korisnik zatraži; sprječavanja prevare i neovlašćenog pristupa; održavanja stabilnosti, audit traga i dokazivanja transakcija; rešavanja sporova; unapređenja proizvoda na osnovu agregiranih ili ograničenih podataka; i ispunjenja poreskih, računovodstvenih, sigurnosnih i drugih pravnih obaveza.
Pravni osnov, zavisno od svrhe, jeste izvršenje ugovora ili preduzimanje radnji pre ugovora, poštovanje pravne obaveze, legitimni interes VMTech-a ili klijenta za bezbedan i efikasan B2B servis, ili pristanak kada je on potreban, naročito za neobaveznu analitiku i čuvanje podataka na uređaju koje nije tehnički neophodno. Kada se oslanjamo na legitimni interes, procenjujemo neophodnost, razumnu očekivanost i uticaj na prava lica.
Obavezni i dobrovoljni podaci
Podaci označeni kao obavezni potrebni su za otvaranje i zaštitu naloga, provjeru poslovnog korisnika, izvršenje ugovora, povezivanje izabrane integracije ili izdavanje računa. Bez njih određena funkcija ili Usluga ne može biti pružena.
Slanje kontakt poruke, dodatnog sadržaja, povratne informacije i pokretanje automatizovanih funkcija je dobrovoljno. Korisnik odlučuje koje dozvoljene materijale šalje, ali treba da dostavi samo podatke koji su potrebni za konkretnu svrhu.
Automatizovana obrada koju korisnik pokreće
Podaci se ne šalju pružaocima automatizovane obrade samo zato što korisnik koristi Studio. Prenos se vrši kada korisnik svesno pokrene konkretnu AI ili sličnu funkciju. Tada se instrukcija, izabrani tekst, kontekst proizvoda ili slika mogu proslediti specijalizovanom pružaocu radi generisanja ili obrade traženog rezultata.
Ne treba unositi podatke kupaca, posebne vrste podataka o ličnosti, podatke o zdravlju, biometrijske podatke, platne podatke, lozinke, tajne ključeve ili poverljive podatke koji nisu nužni za obradu proizvoda. VMTech bira pružaoce uz procenu ugovornih i sigurnosnih garancija i nastoji da im ne dozvoli korištenje sadržaja za njihove samostalne svrhe ili obuku opštih modela, osim ako je takva obrada zakonito ugovorena i korisnik je o njoj prethodno obavešten.
Primaoci i kategorije pružalaca
Podatke možemo učiniti dostupnim samo u potrebnom obimu: ovlašćenim licima VMTech-a; pružaocima hostinga, baza, skladištenja i rezervnih kopija; email i komunikacionim pružaocima; servisima autentifikacije i zaštite od automatizovane zloupotrebe; pružaocima analitike nakon potrebnog pristanka; specijalizovanim pružaocima obrade teksta ili slike kada korisnik pokrene funkciju; računovodstvenim, pravnim i poreskim savetnicima pod obavezom povjerljivosti; povezanim prodajnim platformama po nalogu klijenta; i nadležnim organima kada postoji važeći pravni zahtev.
VMTech ne prodaje podatke o ličnosti. Primaoci dobijaju samo podatke potrebne za svoju ulogu i obavezani su ugovorom ili zakonom na odgovarajuću povjerljivost i zaštitu. Detaljnije informacije o kategorijama i, kada je opravdano, identitetu obrađivača mogu se zatražiti putem kontakt adrese.
Mjesto obrade i međunarodni prenosi
Osnovna infrastruktura Usluge nalazi se u Nemačkoj. Pojedini specijalizovani pružaoci mogu obrađivati podatke u drugim državama, uključujući države izvan Srbije i Evropskog ekonomskog prostora, samo kada je to potrebno za izabranu funkciju ili infrastrukturu.
Pre međunarodnog prenosa VMTech procenjuje pravni osnov i primjenjuje odgovarajuće mjere zaštite prema Zakonu o zaštiti podataka o ličnosti, kao što su prenos u državu sa primjerenim nivoom zaštite, ugovorne klauzule, obavezujuće obaveze primaoca, dodatne tehničke mjere ili drugi zakonom dozvoljen mehanizam. Informacije o primjenjivom mehanizmu mogu se zatražiti na support@richananas.rs, uz zaštitu poslovnih tajni i sigurnosnih informacija.
Rokovi i kriterijumi čuvanja
Podatke naloga, organizacije i operativni sadržaj čuvamo dok je nalog aktivan i nakon prestanka onoliko dugo koliko je razumno potrebno za zahtevani izvoz, zatvaranje naloga, rešavanje podrške, naplatu, rezervne kopije, sprječavanje zloupotrebe i odbranu pravnih zahteva. Nakon prestanka potrebe podatke brišemo, anonimizujemo ili trajno izdvajamo iz redovne upotrebe, osim ako zakon ili dokumentovano uputstvo klijenta nalaže drugačije.
Sigurnosni, audit, API i integracioni zapisi mogu se čuvati do pet godina radi sigurnosti, sledljivosti, dokazivanja radnji, ispunjenja ugovornih zahteva integracije i pravnih zahteva. Računi i poslovna dokumentacija čuvaju se u rokovima propisanim poreskim, računovodstvenim i drugim zakonima. Kontakt i podrška čuvaju se dok je predmet aktivan i potom koliko je potrebno za istoriju odnosa i pravne zahteve. Kodovi i tokeni čuvaju se do isteka ili opoziva, uz moguće zadržavanje zaštitnog traga. Pripremljeni izvozni fajlovi automatski ističu nakon 24 sata.
Rezervne kopije se rotiraju prema operativnom ciklusu i mogu ograničeno vrijeme sadržati podatke koji su uklonjeni iz aktivnog sistema. Takvi podaci nisu vraćeni u redovnu upotrebu osim radi oporavka, a po povratku se ponovo primjenjuju zahtevi brisanja. Konkretan rok može zavisiti od vrste podatka, ugovora, rizika i važeće zakonske obaveze.
Analitika i snimanje korisničkog iskustva
VMTech može aktivirati Google Analytics i Yandex Metrica radi mjerenja posećenosti, performansi, korištenja funkcija i unapređenja korisničkog iskustva. Yandex Metrica može uključiti Webvisor, koji može beležiti način interakcije sa stranicom, kao što su klikovi, skrolovanje, navigacija i tehnički prikaz sesije. Takvi alati neće biti aktivirani za korisnika pre pružanja jasnog obaveštenja i pribavljanja saglasnosti kada je ona zakonski potrebna, a korisnik će moći da odbije ili naknadno povuče saglasnost.
Pre aktiviranja analitike VMTech će primijeniti podešavanja minimizacije, maskiranja polja i ograničenja snimanja kako lozinke, tajni ključevi, platni podaci, sadržaj narudžbina i drugi nepotrebni poverljivi podaci ne bi bili namerno snimani. Analitika može obraditi online identifikatore, IP adresu u dozvoljenom obimu, uređaj, pregledač, približnu lokaciju, izvor posete, događaje i trajanje korištenja. Pružalac analitike može obraditi podatke van Srbije uz odgovarajući mehanizam prenosa. Dok ovi alati nisu tehnički aktivirani, navedena analitička obrada se ne vrši.
Automatizovane odluke
VMTech ne donosi odluke koje proizvode pravno dejstvo ili na sličan način značajno utiču na fizičko lice isključivo na osnovu automatizovane obrade ili profilisanja. Automatizovane funkcije proizvode predloge i tehničke rezultate koje poslovni korisnik pregleda i odlučuje da li će ih upotrebiti.
Automatizovane sigurnosne kontrole mogu privrijemeno blokirati sumnjiv zahtev, ograničiti broj pokušaja ili zahtevati dodatnu provjeru. Korisnik može kontaktirati podršku ako smatra da je takva mjera pogrešna, kako bi ovlašćeno lice izvršilo razumnu provjeru.
Mjere zaštite
VMTech primjenjuje tehničke, organizacione i kadrovske mjere primjerene riziku, uključujući kontrolu pristupa po organizaciji i ulozi, zaštitu komunikacije, kriptografsku zaštitu osetljivih integracionih vrednosti, maskiranje tajni u logovima, rezervne kopije, nadzor događaja, ograničavanje pokušaja, ažuriranje sistema i postupke odgovora na incident.
Nijedan sistem nije apsolutno bezbedan. Korisnik je odgovoran za jaku i jedinstvenu lozinku, sigurnost svojih uređaja, pravovrijemeno uklanjanje članova tima, zaštitu tokena i provjeru integracija. Ako povreda podataka može proizvesti rizik, VMTech će postupiti prema zakonskim obavezama obaveštavanja klijenta, lica i Poverenika, zavisno od svoje uloge i procenjenog rizika.
Prava lica
U skladu sa uvjetima iz zakona, lice može zahtevati informacije i pristup podacima, ispravku netačnih i dopunu nepotpunih podataka, brisanje, ograničenje obrade, prenosivost podataka, prigovor na obradu zasnovanu na legitimnom interesu i opoziv pristanka bez uticaja na zakonitost ranije obrade. Prava nisu apsolutna; zahtev može biti ograničen radi prava drugih, poslovnih tajni, sigurnosti, zakonskog čuvanja ili podnošenja i odbrane pravnog zahteva.
Lice ima pravo da podnese pritužbu Povereniku za informacije od javnog značaja i zaštitu podataka o ličnosti i da zatraži sudsku zaštitu. Pre pritužbe nije obavezno kontaktirati VMTech, ali nas neposredan zahtev često omogućava da pitanje rešimo brže.
Način ostvarivanja prava
Zahtev se šalje na support@richananas.rs uz dovoljno informacija da identifikujemo lice, organizaciju, nalog i predmet zahteva. Radi zaštite podataka možemo zatražiti dodatnu potvrdu identiteta ili ovlašćenja. Na zahtev odgovaramo bez nepotrebnog odlaganja, po pravilu najkasnije u roku od 30 dana; rok se može produžiti za dodatnih 60 dana kada to dopušta zakon zbog složenosti ili broja zahteva, uz blagovrijemeno obavještenje.
Ako se zahtev odnosi na podatke kupca ili primaoca koje VMTech obrađuje samo po nalogu poslovnog klijenta, uputićemo lice tom klijentu ili ćemo mu pomoći prema ugovoru, jer klijent odlučuje o zahtevu kao rukovalac. Zahtevi su po pravilu besplatni; za očigledno neosnovane, preterane ili učestalo ponavljane zahteve mogu se primijeniti zakonom dozvoljene mjere.
Punoletstvo i poslovna namena
RichAnanas nije namenjen deci, maloletnicima niti privatnim potrošačima. Nalog u ime pravnog lica ili preduzetnika može otvoriti samo punoletno lice od najmanje 18 godina koje je ovlašćeno za poslovnu radnju. Ako saznamo da je maloletnik bez odgovarajućeg osnova dostavio podatke, preduzećemo razumne mjere da ih uklonimo.
Izmjene Politike i mjerodavna verzija
Politiku možemo menjati kada se promjene Usluga, obrada, pružaoci, analitika, zakon ili mjere zaštite. Objavićemo novu verziju i datum ažuriranja, a o materijalnim promenama ćemo obavijestiti aktivne korisnike putem Studija ili emaila kada je to razumno i potrebno.
Politika je dostupna na više jezika. Srpska verzija je izvorna i mjerodavna u slučaju razlike u prevodu, osim ako obavezni propis zahteva drugačije. Za sva pitanja o ovoj Politici obratite se na support@richananas.rs.